El problema de ser bueno es que te vuelves indispensable, ¿pero qué sucede cuando el rockstar de tu equipo decide seguir adelante con su carrera? 

A) Lloras y le ruegas que se quede. 

B) Detienes el negocio hasta buscar su reemplazo. 

C) Te preparas con un offboarding para que esto no te tome por sorpresa. 

¡La opción C, por supuesto! El offboarding es ese proceso que ayuda a que la empresa tenga un plan para garantizar una transición de este tipo sin problemas y minimizando cualquier impacto negativo en el equipo y en la organización en general. Esto implica una serie de actividades que van desde la notificación de la partida del empleado hasta la despedida formal. 

Suena genial para todos y sin duda, hace menos traumáticas las despedidas. ¡Te explico todo a continuación! 

¿Qué es un proceso offboarding? 

El proceso de offboarding, también llamado salida del personal, se refiere al conjunto de actividades que se llevan a cabo cuando un empleado deja una empresa, ya sea por su propia voluntad o por decisión de los directivos. Es un proceso importante para garantizar una transición sin problemas tanto para el empleado como para el negocio. Osea, es el onboarding aplicado a la inversa.

El proceso puede incluir varios pasos, como notificar al empleado de su partida, transferir responsabilidades, desactivar el acceso a los sistemas y datos de la empresa, entregar los beneficios y activos de la empresa al empleado, y realizar una despedida formal.

El objetivo principal es asegurarse de que la partida del colaborador se maneje de manera efectiva y profesional, y que la empresa y el equipo puedan continuar avanzando sin problemas después de su partida. 

Al seguir un proceso bien planificado y ejecutado de offboarding, las empresas pueden minimizar el impacto negativo en la productividad y la moral del equipo, así como en la seguridad y confidencialidad de los datos y activos de la empresa.

¿Cómo hacer un offboarding exitoso?

#1 Haz un notificación temprana

Es importante notificar al empleado de su partida con suficiente anticipación para permitir una transición sin problemas, igualmente en viceversa, el empleado debe hacer el preanuncio de su salida si se va por decisión propia. En ambos casos dará tiempo para hacer los arreglos necesarios y para despedirse adecuadamente del equipo.

Ahora bien, el registro escrito deberá ser claro y el colaborador deberá firmarlo al tiempo que se ofrece una carta oficial de despido o renuncia. Esta misiva también debe incluir cualquier detalle legal relevante para entonces o posterior a la salida del personal en cuestión. 

Puedes ayudarlo con una referencia positiva para su próximo empleo y para cerrar la colaboración sin asperezas. 

#2 Establece la fecha de salida 

La carta de renuncia o despido puede ayudar a confirmar las fechas trabajadas y el día exacto en el que el colaborador detendrá su trabajo. Esto ayudará a evitar confusiones respecto a los pagos y la entrega del cargo, asimismo a dejar oportunidad para que el equipo pueda despedirse. 

#3 Transfiere responsabilidades

Asegúrate de que todas las responsabilidades del empleado que se está yendo sean transferidas adecuadamente a otros miembros del equipo para evitar interrupciones en el trabajo. 

Asimismo, que el personal que se va deje por escrito o haga una inducción previa sobre su rol de la empresa y qué cosas necesitan mayor grado de atención y seguimiento. Que explique también los recursos con los que cuenta, los procesos y todas las tareas que deja pendientes o por empezar. 

Esto será sumamente importante para que el desempeño del equipo no se vea interrumpido. 

#4 Desactiva todos los accesos

Asegúrate de desactivar el acceso del empleado a los sistemas y datos de la empresa para proteger la seguridad y confidencialidad de la información del negocio. Esto incluye desde los accesos al email corporativo, página web, base de datos, presentaciones y otro tipo de documentos, hasta el acceso a las herramientas que usa el equipo. 

#4 Agenda la devolución de activos y beneficios

El empleado debe devolver todos los activos y beneficios de la empresa, como tarjetas de acceso, laptops, celulares, libros, etc. 

#5 Haz una entrevista de salida 

Nada más honesto que un exempleado. Entrevistarlo puede ayudarte a detectar puntos de mejoras en todos los departamentos en lo que este tuvo relación: recursos humanos, coordinadores, flujos de trabajo y otros detalles. Asimismo, dará luz sobre su experiencia, expectativas y requisitos respecto a su proceso de salida. 

#6 Organiza una despedida formal

Realiza una despedida formal para el empleado, ya sea en persona o virtualmente, para reconocer su contribución a la empresa y desearle lo mejor en su futuro.

¿Cómo implementar este proceso en tu empresa? 

Para implementar el offboarding en una empresa, se pueden seguir los siguientes pasos. 

Si los aplicas correctamente -bien planificado y ejecutado- te pueden garantizar una transición sin problemas y una relación positiva con los empleados que se van, lo que puede ser beneficioso para futuras oportunidades de contratación o referencias.

Evalúa y planifica

Comience evaluando el proceso de offboarding actual de la empresa y determine si hay áreas que necesitan mejoras. Luego, planifique un proceso detallado de offboarding que incluya los seis pasos mencionados para garantizar una transición sin problemas para el empleado y la empresa.

Documenta el proceso

Documente el proceso de offboarding para que todos los miembros del equipo involucrados estén al tanto de lo que se espera de ellos. Incluya detalles como el tiempo de notificación requerido para los empleados, los pasos a seguir para transferir responsabilidades, la desactivación de acceso a los sistemas y datos de la empresa, y la devolución de activos y beneficios.

Mantén la comunicación clara

Comunique claramente el proceso de offboarding a todos los empleados para que estén al tanto de lo que pueden esperar si deciden dejar la empresa. También es importante comunicar claramente los pasos que se seguirán si un empleado es despedido.

Capacita al equipo

Capacite al equipo de recursos humanos y a los gerentes para que estén al tanto del proceso de offboarding y sepan cómo manejar adecuadamente la transición de los empleados que se van.

Encuesta de salida

Realiza una encuesta de salida para obtener comentarios de los empleados que se van sobre su experiencia en la empresa y cómo se puede mejorar el proceso de offboarding en el futuro.

Revisión y mejora continua

Revisa regularmente el proceso de offboarding y haz mejoras según sea necesario. Tómate el tiempo para revisar las encuestas de salida y hacer ajustes según los comentarios recibidos.

¿Cómo funciona el offboarding en empresas digitales o teletrabajo? 

El offboarding en empresas digitales o que tienen empleados que trabajan de forma remota sigue los mismos principios que en empresas que tienen empleados en una ubicación física. Sin embargo, hay algunos aspectos específicos que deben tenerse en cuenta en el contexto del teletrabajo o trabajo remoto.

• Comunicación virtual: Debido a que los empleados pueden estar geográficamente dispersos, la comunicación virtual es clave para un proceso de offboarding exitoso. Comunica claramente los pasos del proceso de offboarding a través de canales de comunicación virtual, como correo electrónico o videoconferencia.

• Desactivación de acceso remoto: Asegúrate de desactivar el acceso remoto del empleado a los sistemas y datos de la empresa para proteger la seguridad y confidencialidad de la información de la empresa.

• Devolución de activos: Generalmente, la devolución de activos en el teletrabajo suele abarcar el acceso a cualquier herramienta facilitada por la empresa: banco de imágenes, CRM, WordPress, herramientas de gestión de redes sociales o productividad. 

• Manejo de datos y propiedad intelectual: En empresas digitales, hay un mayor riesgo de que los empleados tengan acceso a datos y propiedad intelectual confidenciales. Asegúrate de que el proceso de offboarding incluya medidas para proteger estos activos, como revocar el acceso a los mismos y asegurarse de que se devuelvan todos los dispositivos de almacenamiento de datos.

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