Si estás buscando una forma organizada y eficiente de llevar a cabo tus tareas y proyectos, hiciste click en el post adecuado. Te explicaré todo sobre los workflows y cómo pueden mejorar tu productividad y lograr tus objetivos de manera más fluida y organizada. Pero eso no es todo, también te dejo mi top de herramientas para crear tus flujos de trabajo, garantizando una secuencia lógica y eficiente. ¡Comencemos! 

¿Qué son los flujos de trabajo? 

Los famosos workflows no son más que secuencias de tareas interrelacionadas que se realizan en un orden específico para completar un proceso o cumplir un objetivo. Por tanto, describe la forma en la que esta se ejecuta de principio a fin. 

Estas tareas pueden realizarse por una o varias personas, o incluso por sistemas automatizados. En cualquier caso, te servirá para detallar los pasos a seguir y el estado de cada proceso. Logrando evidentes mejoras en los resultados. 

¿Cómo se ve esto en la mayoría de las empresas? Pues el mayor número tiene flujos de trabajo estandarizados para cada área del negocio, por ejemplo, para efectuar una solicitud de compra o una tarea en recursos humanos. 

Puedes crearlo según tu criterio, pero si quieres un ejemplo, puedes guiarte por este 👇. Conseguirás más en el próximo ítem. 

• El solicitante crea una solicitud de compra
• El sistema envía una notificación al supervisor
• El supervisor aprueba o rechaza la solicitud

Si la solicitud es aprobada

• El sistema envía una notificación al proveedor
• El proveedor entrega el producto o servicio
• El solicitante recibe el producto o servicio y confirma la entrega

Este ejemplo es el típico workflow, como habrás notado, se compone por una serie de pasos que siguen al otro, donde cada uno puede depender del resultado del paso anterior. También puede incluir la asignación de tareas a diferentes personas o grupos, la definición de plazos y la implementación de reglas o condiciones para guiar los flujos de trabajo. 

Tipos y ejemplos de flujos de trabajo

Flujos de trabajo lineales

Es el típico workflow del que he estado hablando, también conocido como flujo secuencial. Este sigue una secuencia lineal de tareas en la que cada paso depende del anterior. Por ejemplo, el proceso de aprobación de un documento, donde debe pasar por diferentes etapas de revisión y validación en un orden específico. Si una etapa no da el go, la siguiente no puede continuar. 

Flujos de trabajo paralelos

En este, varias tareas se realizan simultáneamente o en paralelo, sin una dependencia estricta entre ellas. Por ejemplo, si llevas un proyecto de desarrollo de software, diferentes equipos pueden trabajar en paralelo distintos módulos: la interfaz de usuario, el sistema de seguridad, las pruebas y más. En este caso el flujo se verá como una lista de verificación de tareas que también describirá el estado de cada proceso. 

Flujos de trabajo basados ​​en reglas

Estos flujos utilizan reglas y condiciones predefinidas para guiar tu workflow. Por ejemplo, en un sistema de gestión de tickets de soporte técnico, las reglas pueden determinar cómo se asignan los tickets a tus agentes de venta en función de la prioridad, la experiencia o la disponibilidad.

Flujos de trabajo de aprobación

Son diseñados para obtener aprobaciones o autorizaciones en diferentes etapas de un proceso. Por ejemplo, un flujo de trabajo de aprobación de solicitudes de compra, donde cada solicitud debe pasar por una serie de aprobaciones por parte de diferentes miembros de tu equipo antes de ser finalizada.

Flujos de trabajo colaborativos

Se centran en la colaboración entre personas y equipos. Pueden implicar la asignación de tareas, el intercambio de información y la comunicación en tiempo real. Por ejemplo, si creas un contenido, puedes establecer un flujo de trabajo colaborativo para que los escritores, editores y diseñadores trabajen juntos en la creación y revisión de un post o artículo.

Flujos de trabajo automatizados

Se utilizan herramientas y sistemas automatizados para realizar tareas de manera eficiente y sin intervención humana. Por ejemplo, el procesamiento automatizado de facturas, donde se utilizan algoritmos de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer información de las facturas y realizar los pagos correspondientes.

Más ejemplos de flujos de trabajo 

Ahora bien, supongamos que quieres crear un flujo de trabajo secuencial de solicitud de vacaciones. Como aprendimos, los pasos se realizan uno tras otro, en un orden específico. 

Objetivo: Procesar las solicitudes de vacaciones de forma eficiente y eficaz.

Parámetros de la solicitud:

• Debe ser completa y precisa.
• Debe cumplir con las políticas y procedimientos de la empresa.

Pasos y/o diagrama de flujo: 

Inicio 

• El colaborador crea una solicitud de vacaciones.
• Su supervisor revisa la solicitud.
• El supervisor aprueba o rechaza el documento.
• Si la solicitud de vacaciones es aprobada, el departamento de recursos humanos también la aprueba.

Fin

Variables:

• Las fechas de las vacaciones solicitadas.
• El motivo de las vacaciones.
• El número de días de vacaciones solicitados.

¿Cómo crear flujos de trabajo? 

A este punto es evidente que los workflows son útiles en una amplia variedad de campos y sectores, como la gestión empresarial, la informática, la producción y muchas otras áreas. Estos flujos pueden ser simples o complejos, dependiendo de la naturaleza del proceso que se está llevando a cabo. Siempre podrás ajustarlos a tus especificaciones, pero en líneas generales esta es la ruta a seguir para saber cómo crear flujos de trabajo. 

#1 Define el objetivo

¿Qué proceso o resultado deseas lograr? Esto te ayudará a establecer el propósito y los criterios de éxito del workflow. 

#2 Mapea el proceso

Revisa el proceso actual que tu equipo sigue en miras de lograr el objetivo que acabas de definir, es tu oportunidad de pulir, hacer ajustes y una mejor propuesta. 

Es bueno que también identifiques las tareas y actividades necesarias para alcanzar dicho objetivo. Desglosa el proceso en pasos secuenciales y determina las dependencias entre ellos.

#3 Establece roles y responsabilidades

¿Cuáles miembros de tu equipo estarán involucrados en el flujo de trabajo? Define sus roles y responsabilidades, asigna tareas específicas a cada uno y asegúrate de que haya claridad sobre quién realiza cada cosa. 

#4 Define las reglas y condiciones

Establece las reglas y condiciones que guiarán el workflow. Esto puede incluir condiciones de aprobación, criterios de desencadenamiento de acciones, plazos y prioridades.

#5 Diseña la secuencia de tareas

Organiza las tareas en una secuencia lógica. Determina el orden en el que deben realizarse y establece las dependencias entre ellas. ¿Qué debe hacerse primero? ¿Qué paso no puede cumplirse sin antes terminar el paso anterior? ¿Cuáles son las tareas paralelas?

#6 Asigna recursos y herramientas

Identifica los recursos necesarios para llevar a cabo cada tarea, ya sean personas, herramientas, sistemas o información. Asegúrese de que estén disponibles y asignados correctamente en cada etapa del flujo de trabajo.

#7 Automatización y herramientas

Evalúa si algunas tareas se pueden automatizar para mejorar la eficiencia y reducir errores. Puedes ayudarte con softwares de gestión de flujos de trabajo para facilitar la asignación de tareas, el seguimiento del progreso y la comunicación entre los participantes.

#8 Prueba y ajuste

Antes de implementar el workflow a gran escala, realiza pruebas y ajustes. Identifica posibles problemas o cuellos de botella y realiza mejoras según sea necesario. Escucha lo que piensan los miembros de tu equipo para asegurarte de que el flujo sea adecuado y eficiente.

#9 Documenta y comunica

Documenta el workflow en un formato claro y accesible. Agrega instrucciones detalladas y guías para que las personas puedan entender y seguir el flujo correctamente. Mejor aún si brindas una capacitación si es necesario.

#10 Monitoreo y mejora continua

Una vez implementado, monitorea y analiza su eficacia. Recopila datos y métricas relevantes para evaluar su rendimiento. Realiza ajustes y mejoras continuas para optimizar el flujo workflow con el tiempo.

6 Mejores herramientas para desarrollar los flujos de trabajo

Existen varias herramientas populares para desarrollar flujos de trabajo, como: 

• Microsoft Visio: 

Es la herramienta oficial de Microsoft Office para crear diagramas y gráficos vectoriales, con opciones de colaboración en tiempo real entre equipos de trabajo. Ofrece formas, plantillas y galerías de símbolos para dar vida a tus ideas.

Una de las ventajas de Visio es su integración con otros productos de Microsoft Office. También cuenta con diversas versiones, como Visio Standard, Visio Profesional y Visio Pro para Microsoft 365.

• Creately

Es popular por su facilidad de uso y su enfoque colaborativo. Ofrece plantillas prediseñadas que permiten ahorrar tiempo en la creación de diagramas. 

Una de las particularidades únicas de Creately es su extensión para Google Chrome, que permite trabajar en tiempo real en equipos, tanto en línea como sin conexión a internet. 

También proporciona instrucciones básicas y recursos adicionales para ayudar a los usuarios a familiarizarse con la herramienta.

• Thinkcomposer

Se enfoca en usuarios con experiencia en la creación de diagramas. Permite diferentes tipos y niveles de complejidad, como diagramas de clase, árboles genealógicos y líneas de tiempo. Si tienes conocimiento y experiencia en el uso de aplicaciones similares, es una buena opción para ti. 

• Diagramas

Es una aplicación gratuita y de código abierto que ofrece la posibilidad de diseñar diversos tipos de diagramas en diferentes sistemas operativos, como Windows, Linux y macOS. Permite agregar imágenes, configurar textos y elegir tipos de fuentes. 

• Edraw

Cuentan con una biblioteca de gráficos vectoriales integrados y sus numerosas plantillas predefinidas. Está disponible para Windows, Mac y Linux, lo que permite utilizarla en diferentes sistemas operativos. 

Si eres nuevo en la creación de diagramas, tendrás videos tutoriales en su sitio web para ayudar a los usuarios a familiarizarse con la herramienta. 

Otro aspecto positivo es que utiliza la nube para almacenar información y permite exportar los diagramas en varios formatos, como Visio, PDF, Word, PPT, JPEG o Html.

• Lucidchart

Simplifica la creación de diagramas de flujo al permitir arrastrar y soltar elementos en un lienzo en blanco. Tiene buena capacidad para conectar datos en tiempo real, lo que facilita la creación automática de diagramas de forma rápida y sencilla. 

Además, utiliza el Lenguaje Unificado de Modelado (UML) y cuenta con un sistema basado en la nube que permite trabajar en equipo de forma remota.

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