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5 mejores herramientas de productividad para emprendedores

¿Mucha desorganización en tu emprendimiento? Quizás te haga falta incorporar las mejores herramientas de productividad para que seas más organizado en todos tus procesos, gestiones cada proyecto con eficiencia y cumplas con los plazos previstos. A lo largo de los años he podido descubrir y utilizar algunas de estas herramientas y, por supuesto, te mostraré 5 de ellas que no pueden faltar en tu repertorio.

En la época del boom de la IA y la tecnología, resulta insólito que sigamos aferrados a procesos manuales para gestionar nuestros negocios. Llevar la administración en un cuaderno y tener carpetas apiladas con documentos en un escritorio son algunas de las practicas que, definitivamente, tenemos que delegar a estas herramientas digitales.

¡Quédate hasta el final! Descubre cuáles son las mejores herramientas de productividad y qué puedes hacer con ellas. Créeme, incorporarlas en tu negocio será un 10/10.

¿Qué son las herramientas de productividad?

Las herramientas de productividad son aplicaciones o software que se emplean para mejorar la eficiencia, organización y la gestión del tiempo en las actividades diarias de nuestro negocio. Estas herramientas están diseñadas para optimizar nuestras tareas, permitiéndonos trabajar de manera más inteligente reduciendo el tiempo que invertimos.

Es probable que en tu camino como emprendedor seguro te haya tocado hacer de todo un poco: publicar en redes, contactar a proveedores, gestionar cuentas, correos y más. Si tienes múltiples tareas y proyectos en el aire y necesitas asegurarte de que todo esté bajo control, entonces necesitas el poder que te brindan estas herramientas de productividad.

Puedes mirarlas como asistentes virtuales que te apoyan en todas tus responsabilidades y te ayudan a mantener el equilibrio en el caos. Muy útiles, ¿no? Además, su uso nos ayuda a mantenernos organizados en un entorno en constante cambio y exigencias crecientes.

¿Cuáles son las mejores herramientas de productividad? Veamos un top 5

#1 CRM

Un CRM es un software que nos permite recopilar, organizar y analizar información relevante sobre nuestros clientes y leads. Podemos verla como una base de datos inteligente que almacena datos demográficos, historiales de compras, preferencias, interacciones pasadas y cualquier otra información relevante sobre nuestros clientes.

La verdadera magia de un CRM radica en cómo nos ayuda a usar esta información de manera estratégica. Si lo integramos en nuestro negocio podemos comprender a profundidad a nuestros clientes, identificar patrones de comportamiento y tomar decisiones basadas en datos sólidos. 

Con un CRM puedes, incluso, segmentar a clientes en grupos específicos y personalizar las estrategias de marketing para que te dirijas a ellos de manera más efectiva.

Por lo general, la mayoría de los CRM poseen chatbots que puedes configurar en plataformas como WhatsApp, Instagram y Facebook para brindar respuestas oportunas 24/7. Algunos CRM que puedes usar con: 

  • Salesforce
  • HubSpot
  • Zoho CRM
  • Whaticket CRM

#2 Herramientas de datos y analítica (Google Analytics y +)

Otra herramienta de productividad que no puede faltar en tu negocio es aquella que está vinculada con el análisis de datos. Se trata de un software capaz de recopilar, procesar y visualizar grandes cantidades de datos con el fin de extraer información valiosa y tomar decisiones informadas.

¿La necesitamos? ¡La necesitamos! Con estos programas podemos explorar y comprender patrones, tendencias y relaciones ocultas dentro de los datos, lo que nos brinda una visión profunda de nuestro negocio y de nuestros clientes.

Guárdate esta frase en la memoria: lo que no se mide, no se puede mejorar. Por ello, tu misión es apoyarte en estas herramientas para transformar montañas de datos en gráficos y tablas de fácil comprensión. 

Todos los datos que analices te ayudarán a saber en qué estás fallando y en qué estás acertando. Hallarás las respuestas a las siguientes preguntas: ¿Cuántas personas ingresan a tu sitio web? ¿Cuántas ventas generas cada cierto tiempo? ¿Cuál es el porcentaje de abandono? 

Te doy cuatro ejemplos de herramientas de productividad para emprendedores:

  • Google Analytics: dirigida a sitios web
  • Mixpanel: útil para aplicaciones móviles y plataformas digitales
  • Tableau: se puede implementar en la nube, en una instalación física o integrar con un CRM.
  • Power BI: permite colaborar en línea con otras herramientas de Microsoft:

#3 Gestión de proyectos

No podemos hablar de eficiencia en nuestros negocios si no hemos automatizado y ordenado muchos de los procesos internos y externos que hacemos con frecuencia. Las herramientas de gestión de proyectos te ayudarán a planificar, organizar y dar seguimiento a todas las tareas y actividades relacionadas con la ejecución exitosa de tu proyecto.

Estas herramientas nos permiten tener una visión clara del panorama general del negocio y nos ayudan a mejorar la eficiencia y la colaboración del equipo. También son extremadamente útiles para crear un plan detallado del proyecto, establecer plazos y asignar responsabilidades a cada miembro del equipo. 

De esta forma ya no habrá excusas para cumplir con los plazos establecidos. Todos estarán al tanto de sus tareas y responsabilidades y, para asegurarnos de que el trabajo salga en el tiempo correcto, podrás monitorear el avance, identificar retrasos y tomar correcciones.

Te dejo  herramientas de gestión de proyectos que serán de gran utilidad para tu negocio:

  • Trello: utiliza tableros, listas y tarjetas para dar seguimiento a tareas
  • Asana: tiene funciones de seguimiento bastante efectivas, informes e integración con otras plataformas.
  • Microsoft Project: se dice que es una de las más completas. Permite planificar, programar y dar seguimiento a varios proyectos.

#4 Herramientas de contabilidad

También debes contemplar usar un software de contabilidad que te permita optimizar la gestión financiera de una empresa. Estos sistemas ayudan a proporcionar una visión clara y precisa de la situación económica de tu negocio.

Además de eso, el principal superpoder de un software de contabilidad radica en su capacidad para llevar un registro exacto de los ingresos, gastos, activos y pasivos de la empresa. 

Todo esto hará que puedas registrar y categorizar todas las transacciones financieras de manera efectiva, así podrás saber el movimiento de cada centavo. Si escoges la plataforma correcta, podrás generar informes detallados, balances generales y declaraciones de impuestos. 

¡Cuida la salud financiera de tu empresa! Comparto contigo tres herramientas de productividad para gestionar la contabilidad de tu emprendimiento:

  • Xero: Funciona en la nube. Tiene herramientas de facturación, gestión de pagos, inventarios, conciliación bancaria y más.
  • QuickBooks: Es una de las más populares del mercado. Permite hacer un seguimiento efectivo y preciso de gastos, ingresos, facturas y más.
  • Zoho Books: Útil para hacer seguimiento de las finanzas, enviar recordatorios de pagos, facturas personalizadas e integrar varias opciones de pago.

#5 Software para trabajo a distancia

Si tu modelo de negocio es híbrido o totalmente remoto, debes procurar tener herramientas de productividad que te permitan llevar un control total del flujo de trabajo, monitoreo de empleados y más.

Una herramienta de este tipo hace, por ejemplo, que no tengas que estar enviando links de reuniones ni estresarte para saber qué están haciendo tus colaboradores. Funcionan como una especie de “oficina virtual” y cada usuario tiene una especie de “mesa” a la que puedes acudir.

Algunas funcionan con la tecnología de gamificación, es decir, como un juego. Su utilidad es clave para cualquier persona que requiere mantener un flujo de trabajo constante y sin problemas, independientemente de su ubicación geográfica.

Una de sus cualidades es la capacidad para centralizar la información y los recursos (imágenes, datos, documentos, entre otros) en un solo lugar, pudiendo acceder desde cualquier dispositivo. Todo esto facilita la colaboración y evita la confusión causada por múltiples versiones o ubicaciones dispersas de la información.

Te comparto 3 ejemplos de herramientas de productividad de este tipo:

  • Slack: Permite crear canales temáticos, organizar conversaciones por proyectos, integrar con otras herramientas, compartir archivos, realizar llamadas de voz y video, etc.
  • Google WorkSpace: Esta suite de herramientas de productividad en la nube incluye aplicaciones como Gmail, Google Drive, Calendar, Docs (similar a Word) y Sheets (similar a Powerpoint). Todas estos recursos hacen posible una colaboración efectiva en tiempo real, almacenamiento de recursos y uso compartido de archivos.
  • Notion: Combina funciones de toma de notas, gestión de proyectos, bases de conocimiento y organización personal. Notion permite crear y organizar contenido en bloques, listas de tareas, seguimiento de hábitos, calendario y más.

Ventajas de integrar herramientas de productividad

ventajas de herramientas digitales

Son numerosas las ventajas que tiene, tanto a nivel individual como en entornos de trabajo colaborativos, integrar herramientas de productividad como las que te he mencionado. Voy a mostrarte 4 de los principales beneficios:

  • Ahorro de tiempo: Estas herramientas nos permiten automatizar tareas, optimizar flujos de trabajo y eliminar procesos manuales que son repetitivos. El beneficio es más que obvio: hay un incremento en la eficiencia y un ahorro de tiempo significado. Se reducen las demoras y hay más posibilidades de completar las tareas a tiempo.
  • Mayor colaboración: Otro punto valioso es su capacidad para fomentar la colaboración entre los miembros de un equipo. Esa función de compartir y acceder a documentos, imágenes y recursos de manera centralizada hace que el trabajo salga más rápido y pulcro. Las barreras geográficas tampoco son un problema.
  • Seguimiento efectivo: Hacer un monitoreo más eficiente del progreso de un proyecto es una super ventaja. La asignación de tareas, la priorización y la gestión de plazos se convierten en algo más sencillo. Además, esto ayuda a tomar decisiones basadas en datos.
  • Comunicación fluida: podrás mejorar tus interacciones con los clientes en WhatsApp, chats online y llamadas. Las comunicaciones internas con tu equipo también darán un cambio radical para bien. Recuerda algo: una comunicación fluida y clara siempre trae mejores resultados. 

¿Siempre buscas la forma de innovar y conseguir mejores resultados en tu emprendimiento? Tenemos algo en común 

¡Hola! Creo que tenemos muchas cosas en común. Mi nombre es Juan Luis Auccatoma y soy creador de contenido, emprendedor y experto en negocios digitales, marketing digital y SAAS. 

Me gusta compartir consejos para echar a andar proyectos. Si te identificas conmigo, no me queda más que invitarte a suscribirte a mi canal en Youtube, y seguirme en Instagram y LinkedIn.

¡Aprendamos juntos!