¿Te has preguntado cómo es que ciertos negocios duermen tranquilos sin el temor a no alcanzar sus metas mensuales? La clave radica en algo que llamamos «pipeline de ventas». Un pipeline bien diseñado actúa como un convertidor de potenciales clientes en compradores fidelizados. 

Trabaja las primeras etapas del proceso de venta -como el interés inicial o la cotización- para transformarlas en relaciones duraderas. De esta manera, el flujo de pedidos se asegura de manera constante. Como un río, alimenta los ingresos mes a mes gracias a la automatización de tareas y el contacto programado. Si aún no sabes de qué va esta valiosa herramienta, sigue leyendo. 

¿Qué es un pipeline de ventas? 

El pipeline de ventas, también llamado embudo de ventas, es una herramienta que puede ayudarte a organizar y gestionar visualmente el proceso de conversión de tu negocio. Míralo como una forma de representar las diferentes etapas por las que pasa un cliente potencial, desde que se convierte en un lead hasta que finalmente compra, de manera que es posible monitorear y medir su progreso por este flujo.  

Asimismo, habla de todas las acciones y estrategias que tu equipo de ventas y mercadotecnia deben seguir para que un cliente avance fluidamente por este embudo. También ayuda a anticipar las necesidades y las oposiciones que puedan presentar los prospectos, con el fin de prepararse y abordarlas efectivamente. 

Conociendo qué es un pipeline de ventas, es preciso que avances hacia sus etapas y lo que debes considerar para que sean efectivas. 

Etapas del pipeline de ventas

Créeme, mantener y desarrollar una estrategia en cada una de las etapas del pipeline de ventas es vital para que el cliente no se estanque en una parte del embudo, sino al contrario, puedas asegurar su éxito. 

Identificación

En esta etapa tus agentes de venta deben identificar a los clientes que podrían estar interesados en los productos o servicios del negocio. En palabras más sencillas, el lead es capturado y lo que sigue es el primer acercamiento del agente de ventas, no con el fin de vender, sino para identificar qué perfil tiene. 

Puede lograrse con una variedad de canales, marketing digital, contenidos en redes sociales, publicidad, eventos y más. Todo esto te ayudará a llegar a público y recopilar datos que posteriormente puede analizar. 

Calificación

No todo aquel que muestre interés en tu producto es un cliente potencial. Aquí debes separar a quienes cumplen tu modelo de cliente ideal de quienes no reúnen los requisitos necesarios. Es decir, evaluar la probabilidad de que esos leads se conviertan en clientes reales. 

¿Necesitan realmente tu producto? ¿Pueden comprarlo? ¿Es el mejor momento para adquirirlo? Aquel que cumpla lo mejor posible con el perfil de tu público objetivo, es definitivamente un cliente potencial. 

Entre los datos que pueden extraerse de lead para hacer una mejor selección están: 

• La industria o el sector al que pertenece
• Cuáles son sus objetivos y metas 
• Desafíos y oportunidades que enfrenta 
• Cuánto está dispuesto a gastar 
• En qué canales están 

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Antes de hacer esta calificación, asegúrate de comprender y conocer muy bien a tu público objetivo. Esto incluye sus necesidades, desafíos y motivaciones. De lo contrario, podrías llegar a mucha audiencia, pero no a la que necesita tu negocio para lograr tus objetivos. 

Prospección

Sabiendo que el lead cualificado podría convertirse en un cliente real, los agentes de venta se ponen en contacto con ellos y recopilan más información sobre sus necesidades y requisitos. También intentan desarrollar relaciones y conectar a nivel personal y profesional con ellos. 

Puede ser obvio, pero tu equipo de ventas debe ser hábil para lograr este acercamiento. De ser posible, demostrar todo su conocimiento y experiencia en ventas llegada esta fase. Úsalo también para evaluar su desempeño. 

Presentación

¡Sigue la conversación! Tus productos o servicios son presentados a los clientes potenciales de forma clara, concisa y convincente. Tus agentes explican cómo la oferta puede ayudarles a resolver sus problemas o satisfacer sus necesidades y, por supuesto, ser capaces de responder cualquier pregunta u objeción que surja.

Cierre

¡Etapa decisiva! Tus agentes intentan conseguir que los clientes potenciales realicen una compra. Para lograrlo pueden utilizar una variedad de técnicas de cierre, como ofrecer descuentos, garantías o plazos de pago flexibles.

Los vendedores deben estar preparados para responder a las objeciones de los clientes potenciales y para cerrar el trato.

¿Cómo hacer un pipeline de ventas? 

Te dejo los pasos para crear tu pipeline de ventas. Posteriormente, puedes ponerlo en marcha a través de herramientas gratuitas como la de HubSpot.

Define las etapas del pipeline de ventas

El primer paso es definir las etapas del pipeline de ventas. Las típicas incluyen la identificación, calificación, prospección, presentación y cierre del cliente. Sin embargo, puedes agregar otras que te ayuden a potenciar las etapas post-venta:

• Seguimiento: El contacto con el cliente se mantiene en la post- compra con el único objetivo de guiarlo o responder consultas sobre el producto o servicio. De esta manera, demuestras un interés real por resolver sus necesidades. Puede llevarse a cabo a través de emails, teléfono, web u otros canales. 
• Lealtad: Llama a trabajar la experiencia del cliente en cada interacción que ocurre después de la compra. El objetivo es enamorarlo para que este se vuelva leal a tu negocio y vuelva por más compras. 

Una vez mapeadas, define acciones claras para cada una de las etapas, como el envío del email, la llamada del contacto, la reunión, el seguimiento y así. Te recomiendo ser bastante cauteloso con esto, trata de entender cuàl es el momento adecuado para ejecutar las acciones de cada paso, especialmente la propuesta comercial. 

Establece tus criterios de calificación y otros desencadenantes  

Cuando hayas definido las etapas del pipeline de ventas, debes establecer los criterios de calificación que seguirán tus vendedores para identificar los leads que son más probables de convertirse en clientes reales.

Asimismo, puedes definir otro tipo de criterios, como: ¿cuándo volverán a hablar con el cliente? ¿Cuándo deben esperar para avanzar al siguiente paso? ¿Qué incentivos pueden ofrecer al cliente para cerrar? 

Reúne los datos de los clientes

Reunir datos te ayudará a alimentar tu pipeline de ventas y a identificar a los clientes potenciales, calificarlos y rastrear su progreso con mayor facilidad.

Selecciona una herramienta de pipeline de ventas

Hay una variedad de herramientas de pipeline de ventas disponibles en el mercado, entre ellas HubSpot Sales, Pipedrive o Salesforce. Estas pueden ayudarte a hacer: 

• Seguimiento de leads: podrás rastrear el progreso de los leads a medida que avanzan por el embudo de ventas. Esto puede incluir información como el nombre del lead, la empresa a la que pertenece, el correo electrónico, el número de teléfono, la fecha de contacto, el estado del lead y las notas.
• Análisis de ventas: También proporcionan información sobre el rendimiento de las ventas. Esto puede incluir información como el número de leads generados, el número de oportunidades calificadas, el número de ventas cerradas y el valor de las ventas.
• Automatización de ventas: Las herramientas de pipeline pueden automatizar tareas de ventas repetitivas, como el seguimiento de leads, la programación de citas y el envío de correos electrónicos.

Implementa el pipeline de ventas

Okey, puedes tenerlo todo claro y listo para implementar, pero no te olvides de tu equipo. Realiza una capacitación para los vendedores, crea procesos y asigna recursos para que puedan desempeñarse con éxito en todas las etapas del pipeline de ventas. 

Sigue y analiza el pipeline 

Después de implementarlo es necesario seguir y analizar tu pipeline con regularidad. Esto te ayuda a identificar áreas de mejora y a tomar decisiones informadas sobre cómo optimizar cada etapa. 

Establece prioridades 

Algunos clientes merecen que le dediques más tiempo y esfuerzo que otros. Por ejemplo, los que se encuentran al final del embudo necesitan más atención para lograr completarlo. En general, lo que se encuentren en la etapa de conversión o cierre deben tener atención constante, por su complejidad e importancia dentro del proceso de conversión.

Otras consideraciones que puedes tomar son: 

• Haz que el pipeline sea lo más simple posible: si es demasiado complejo puede ser difícil de usar y mantener.
• Involucra a todos los miembros del equipo: El pipeline debe ser utilizado por todos los miembros del equipo de ventas, desde los vendedores hasta los gerentes.
• Actualiza el pipeline con regularidad: Es útil para reflejar los cambios en el proceso de ventas y los datos de los clientes.

Ahora que ya sabes cómo hacer un pipeline de ventas, tienes lo necesario para comenzar a implementarlo en tu negocio. Pero, ciertamente el proceso no termina aquí.

Para que lo tengas completamente listo y preparado debes fijar KPIs que medirán la efectividad de este embudo y también determinar el tiempo que le tomará a un cliente pasar de la etapa de identificación a la etapa de cierre.  ¡Te lo explico a continuación! 

KPIS para un pipeline de ventas 

• Número de deals abiertos: Este es un indicador importante de la salud de tu pipeline, también ayudará a conocer cuántas negociaciones tienes abiertas. 

Un número alto significa que tienes un buen flujo de clientes potenciales y clientes finales. Un número bajo puede indicar que tu equipo de ventas no está generando suficientes leads o que está perdiendo clientes potenciales.

• Ticket medio: Se refiere al valor promedio de cada venta. Este indicador es importante para calcular la rentabilidad de tu empresa y la comisión de tus vendedores.

• Eficiencia y productividad: Miden la cantidad de ventas que tu equipo realiza en un período de tiempo determinado. Estos indicadores son importantes para comprender el rendimiento de tus vendedores y cómo pueden mejorar.

• Ciclo de ventas promedio: ¿Cuánto le toma a tu equipo cerrar una venta? Este KPI calcula el tiempo que transcurre desde el primer contacto hasta el cierre de un cliente. Este indicador es importante para comprender el tiempo que lleva cerrar un trato y cómo puedes mejorar el proceso.

Ejemplos y modelos de un pipeline de ventas

Aquí algunos ejemplos del pipeline de ventas que puedes seguir 

Pipeline de ventas B2B

Se utiliza para vender productos o servicios a empresas. Las etapas típicas que incluye son: 

• Prospección: Tus vendedores identifican empresas potenciales que podrían estar interesadas en su producto o servicio.
• Apertura: Se realiza el contacto con las empresas potenciales para generar interés.
• Demostración: Se presentan los productos o servicios a las empresas potenciales.
• Negociación: Tus vendedores negocian el precio y los términos de la venta.
• Cierre: La venta se cierra y el cliente se convierte en un cliente.

Pipeline de ventas B2C

Este tipo de pipeline de ventas se utiliza para vender productos o servicios a consumidores individuales. Las etapas típicas de un pipeline B2C incluyen:

• Marketing: Tu negocio genera conciencia sobre tu producto o servicio.
• Generación de leads: Recopilas información sobre tus consumidores potenciales.
• Calificación de leads: Procedes a determinar si los leads son una buena opción para la empresa.
• Presentación: Se presenta tu producto o servicio a los leads calificados.
• Cierre: La venta se cierra y el cliente se convierte en un cliente.

Modelos de pipelines de ventas

Además de los ejemplos anteriores, hay muchos modelos de un pipeline de ventas. 

• Pipeline de un solo paso: Este tipo es simple y directo. Los leads se mueven a través del proceso de ventas de un solo paso, desde la generación de leads hasta el cierre.
• Pipeline de múltiples pasos: Este tipo es más complejo y tiene varias etapas. Los leads se mueven a través del proceso de ventas de forma gradual, avanzando a través de las diferentes etapas a medida que cumplen con los criterios establecidos.
• Pipeline personalizado: Está diseñado para adaptarse a las necesidades específicas de una empresa. Las etapas y los procesos del pipeline se pueden personalizar para satisfacer las necesidades del negocio.

Cómo elegir un pipeline de ventas

Antes de elegir un pipeline de ventas, es importante considerar las necesidades específicas de tu negocio. Debes factores como el tipo de producto o servicio que vendes,  hasta el tamaño de tu empresa y tu presupuesto.

Si estás empezando, es una buena idea comenzar con un pipeline de ventas simple y directo. A medida que el negocio crece y tu proceso de ventas se vuelve más complejo, puedes actualizar a un pipeline de ventas más retador. 

Haz crecer tu negocio con conocimiento y más herramientas, ¡te ayudo! 

Hola, soy Juan Luis Auccatoma, creador de contenido, emprendedor y experto en negocios digitales, marketing digital y SAAS. Disfruto compartir consejos útiles para echar a andar proyectos. 

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