Tener un dashboard de ventas es como estar en un cuartel de mando en el que puedes controlar tus conversiones como un verdadero CEO. Desde tu escritorio, esta power tool te dará el panorama completo de cómo marcha tu negocio, incluso la representación gráfica de tus métricas más importantes. Así podrás moverte poco a poco hacia tus objetivos sin perderte en el limbo o estancarte, todo gracias a datos que se recopilan y analizan en tiempo real y que te permiten saber exactamente donde te encuentras. 

Entonces, ¿que tal si dejas de imaginarlo y comenzamos a entender qué es un dashboard de ventas y cómo crearlo? Ah, también te dejo algunas herramientas que te pueden ayudar. 

¿Qué es un dashboard de ventas?

Un dashboard de ventas es un software que recopila y presenta información sobre el rendimiento de las ventas del negocio de forma visual, concisa y en tiempo real. Los datos son reflejados en una especie de panel intuitivo desde el cual podrás seguir y controlar indicadores clave de rendimiento (KPI), como los ingresos, la cantidad de oportunidades generadas, la tasa de cierre y el tiempo de ciclo de ventas. Siempre podrás personalizar estos KPIs de acuerdo a lo que necesites. 

Esta simple herramienta te ayudará a refinar los resultados de tu equipo de ventas, haciendo posible medir, ajustar o seguir el progreso y tomar decisiones informadas. Incluso pueden ayudar a identificar tendencias, oportunidades y áreas de mejora.

Lo mejor de todo es que la herramienta se encargará de traducir tus datos en simples e informativos cuadros y gráficos. ¿Acaso no dicen que una imagen vale más que mil palabras? 

Ahora ya sabes qué es un dashboard de ventas, avancemos al siguiente paso. 

KPIS de un dashboard de ventas y cómo ayudan 

No hay una lista de KPIs que debes copiar y pegar de forma obligatoria, al contrario. La mayoría de las herramientas permiten personalizar tu panel de acuerdo a las necesidades específicas del negocio. Igualmente, suelen traer configurados por defecto los indicadores más relevantes para las ventas, como: 

• Ingresos totales: Mide el dinero total generado por ventas. Este indicador puede ayudarte a determinar si estás alcanzando tus objetivos comerciales. 

• Ingresos por producto o línea de productos: Habla del ingreso que tu negocio ha ganado por cada producto o línea de productos. Obviamente, el KPI te ayuda a definir cuál de tus ofertas resulta más atractiva y rendidora.

• Penetración de mercado: Mide el porcentaje de mercado que tu negocio tiene. Por lo tanto, podrás seguir su crecimiento en tiempo real. 

• Porcentaje de ingresos de nuevos negocios: Habla del porcentaje de ingresos que proviene de nuevos clientes. Esto ayuda a saber qué área o producto del negocio los genera. 
• Porcentaje de ingresos de los clientes existentes: Se refiere al porcentaje de ingresos que proviene de clientes existentes. Podrás saber cómo el negocio está manteniendo a sus clientes actuales.

• Crecimiento año tras año: Este KPI mide el cambio en los ingresos de un año a otro para ver cómo está evolucionando tu negocio.

¿Cómo hacer un dashboard de ventas?

Aunque existen softwares que se encargan de dar todas las métricas, deberás hacer tu parte. Para aprender cómo hacer un dashboard de ventas, siga estos pasos:

Defina sus objetivos y necesidades

No te compliques. Este paso es tan sencillo como analizar muy bien el estado actual de las ventas de tu negocio y definir qué métricas te ayudarán a mejorar su rendimiento. ¿Qué quieres lograr con tu dashboard de ventas? ¿Qué datos necesitas para tomar decisiones informadas? ¿En qué área de las ventas te sientes a ciegas? 

Establece tus métricas 

Ojo, antes de avanzar al otro paso es importante que sepas la diferencia entre métricas y KPIs. No son palabras sinónimas. Las métricas son medidas generales, mientras que los KPI son medidas específicas que se utilizan para medir el progreso hacia los objetivos.

Otra diferencia es que las métricas pueden ser utilizadas para una variedad de propósitos, mientras que los KPI están diseñados específicamente para medir el éxito.

Por ejemplo, tu negocio puede utilizar la métrica de «número de clientes» para medir su crecimiento, pero el KPI de “tasa de conversión” para evaluar su progreso hacia su objetivo de ingreso. 

Métricas

• Número de clientes
• Tiempo de respuesta
• Volumen de ventas
• Costo de adquisición de clientes
• Porcentaje de clientes satisfechos

KPI

• Tasa de conversión
• Retención de clientes
• Crecimiento de ingresos
• Margen de beneficio
• Relación entre ingresos y gastos

Elija los KPI adecuados

Entendiendo la diferencia, tendrás que elegir los KPI –indicadores clave de rendimiento que se utilizan para medir el éxito de las ventas— que sean relevantes para sus objetivos y necesidades. Este paso es muy importante dentro del cómo hacer un dashboard de ventas. 

Recopila los datos

Los datos para tu dashboard de ventas pueden provenir de una variedad de fuentes, como tu CRM, un sistema de análisis de datos o tu software de contabilidad. Es decir, la herramienta tomará la información reunida por una tercera herramienta, y realizará un análisis profundo para dar los datos de tus KPIs. 

Añade tu embudo de ventas 

Puedes incluir tu embudo de ventas en tu dashboard para detectar oportunidades de mejoras y crecimiento. Posteriormente, puedes reestructurar tus metas o etapas del embudo de ventas. Si no tienes muy claro lo qué es, tengo un post por aquí que podría ayudarte. 

Configura el panel y compártelo 

Ya lo mencioné. Los dashboards de ventas vienen con funciones de configuración que te permiten personalizar tu panel de acuerdo a lo que necesitas, esto incluye desde los KPIs a seguir hasta los colores que prefieras. 

Posteriormente, comparte el dashboard con su equipo para que puedan utilizarlo para tomar decisiones informadas.

No quisiera dejar de darte algunos consejos adicionales para que aprendas cómo hacer un dashboard de ventas eficaz. 

• Mantén tu dashboard simple y fácil de usar. No querrás que tu equipo se pierda en un mar de datos.
• Utiliza colores y formatos consistentes. Esto ayudará a que tu dashboard sea más fácil de entender y navegar.
• Actualiza tu dashboard con frecuencia. Los datos antiguos no son útiles.

Modelos y ejemplos de dashboard de ventas

Los modelos de dashboard de ventas son una plantilla que puedes utilizar para crear tu propio panel o tenerlo como guía para dar tus primeros pasos en el uso de estas soluciones. Estos modelos suelen incluir una variedad de KPI básicos para las ventas, como ingresos, número de oportunidades generadas, tasa de cierre, etc.

Algunos ejemplos de modelos de dashboard de ventas incluyen:

• Dashboard de ventas general: Este modelo incluye un conjunto completo de KPIs para medir el rendimiento de las ventas, como ingresos, número de oportunidades generadas, tasa de cierre, etc.
• Dashboard por representante: Se basa en KPIs específicos para cada representante de ventas, como número de oportunidades generadas, tasa de cierre, etc.
• Dashboard por producto o línea de productos: Incluye KPIs para cada producto o línea de productos, como ingresos, número de ventas, etc.
• Dashboard de pronóstico trimestral: Ayuda a realizar un monitoreo y seguimiento de sus pronósticos de ventas para un trimestre determinado. Suele incluir KPIs como ingresos proyectados, número de oportunidades generadas y tasa de cierre esperada.
• Dashboard de canalización de ventas: Apoya con el seguimiento de tu canalización de ventas o etapa final del embudo. Sus KPIs son: ingresos por etapa de la canalización, número de oportunidades y tasa de conversión.
• Dashboard de crecimiento de ventas: Este modelo ayuda a monitorear el crecimiento de tus ventas. Trabaja con KPIs como ingresos año tras año, número de clientes nuevos y retención de clientes.

• Asignaciones de territorios de ventas: Este modelo facilita el seguimiento de las asignaciones de territorios de ventas. Tiene KPIs como ingresos por territorio, número de clientes y oportunidades.
• Dashboard con una vista de 360 grados de la administración de cuentas: Ayuda a los equipos de ventas a realizar un seguimiento de todas las interacciones con una cuenta. Este dashboard suele incluir KPI como ingresos por cuenta, número de oportunidades y satisfacción del cliente.

Mejores herramientas para hacer un dashboard de ventas 

Software de análisis de datos

Las herramientas de análisis de datos ofrecen una amplia gama de funciones para visualizar y analizar métricas y datos. Son una buena opción si tu equipo necesita crear dashboards complejos y personalizados. Algunas de las mejores opciones son: 

• Tableau
• QlikView
• Microsoft Power BI
• Looker
• Domo

Software de CRM

Los sistemas CRM suelen incluir funciones para crear dashboards de ventas. La ventaja más notable de esta alternativa es que ellas mismas reúnen la información que necesitas para que estos tableros trabajen correctamente. Igualmente, si tu equipo ya ha trabajado con otros CRM les será muy fácil aprender a usarlos. 

Sin duda está en mi top 3 de mejores herramientas para hacer un dashboard de ventas. Algunas de las más recomendados son: 

• Salesforce
• HubSpot CRM
• Zoho CRM
• Pipedrive
• Nimble

Herramientas de visualización de datos

Las herramientas de visualización de datos permiten crear gráficas y tablas personalizadas. Son una buena opción si lo que buscas es crear dashboards sencillos y fáciles de usar. Algunas de las soluciones que las incluyen: 

• Google Charts
• Matplotlib
• Seaborn
• Plotly
• D3.j

Róbate mi top de mejores herramientas para hacer un dashboard de ventas y piensa bien cuál es la mejor para tu equipo, mucho mejor si puedes involucrarlos en esta decisión. De todas formas, te dejos algunos consejos que me sirvieron: 

• Considera el nivel de complejidad: ¿Necesitas crear un dashboard complejo o sencillo?
• Chequea sus funcionalidades: ¿Qué funciones necesita tu dashboard? ¿Cuáles son esenciales y cuáles puedes descartar?
• Busca un precio conveniente: ¿Cuánto está dispuesto a gastar en una herramienta de creación de dashboards? No debes casarte con solo una, pero encariñarse con una solución y después reemplazarla por tema de costos tampoco es la idea. 
• Compatibilidad: ¿La herramienta es compatible con sus datos y sistema CRM?

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Hola, soy Juan Luis Auccatoma, creador de contenido, emprendedor y experto en negocios digitales, marketing digital y SAAS. Disfruto compartir consejos útiles para echar a andar proyectos. 
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