Con frecuencia, cuando hablo sobre atención al cliente y su papel en la tasa de conversión, quienes me escuchan piden alguna clave que ayude a que la magia suceda. Lo que siempre contesto es que, aunque no es una ciencia exacta, nada engancha más a un cliente que la personalización. Sentir que la experiencia es única para ti hace que tu viaje de compra se convierta en un placer, y ya ahí tienes todo ganado como marca. En este punto, la segunda pregunta es: ¿cómo lograrlo? Una buena respuesta es implementar la API de Whatsapp a un CRM.

Es como juntar dos superpoderes. Cuando juntas la API de WhatsApp con tu CRM es muy fácil hacer que cada mensaje sea casi teledirigido y tus clientes sientan que les hablas directamente, pero mucho ojo, esta no es una solución que funcione para todos. ¿Podría serlo para ti? Voy a explicártelo desde 0 en este artículo y ya lo sabrás. ¡Comencemos!

Implementar API de Whatsapp a un CRM: primero lo básico

“Implementar API de Whatsapp a un CRM”. Si no tienes muy claro qué significa esta frase, que seguro has leído ya en internet, vamos a desmenuzarla para entender sus dos conceptos principales.

¿Qué es WhatsApp CRM?

Un CRM (Customer Relationship Management) es un sistema que ayuda a las empresas a gestionar y analizar las interacciones con sus clientes y potenciales clientes. Su objetivo es mejorar las relaciones comerciales, retener, fidelizar y, en general, aumentar las ventas. 

Un CRM almacena información sobre clientes, como datos de contacto, historial de compras y cualquier comunicación previa con la empresa. Así, por ejemplo, al implementar un CRM, varios agentes de atención pueden contestar a los clientes desde una misma cuenta de WhatsApp o Instagram reduciendo así los tiempos de espera, pueden personalizar los mensajes usando distintos recursos, usar plantillas, tener un chatbot, ofrecer respuestas rápidas, entre otros.

Se trata de plataformas muy valiosas para las empresas ya que permiten entender mejor a su público, personalizar la comunicación y servicios, y tomar decisiones basadas en datos. Algo muy importante que pueden ser basados en la nube o instalados localmente.

Qué es la API de WhatsApp

Una API es una app pero “sin la app”, es decir, todo el esqueleto técnico que está detrás de la plataforma para que funcione, pero sin la interfaz que le da identidad visual. ¿Para qué sirve esto? Una API sirve para que puedas integrar los servicios de la aplicación (toda o una parte) dentro de tu propia plataforma con tu propia interfaz.

De modo que cuando hablamos de la API de WhatsApp hablamos justo de eso, de la plataforma de WhatsApp para integrarla dentro de nuestro propio sistema con nuestra propia interfaz.

Algunas de las funcionalidades clave de la API de WhatsApp son:

• Chatbot.
• Multiagente.
• Acceso a métricas.
• Verificación.
• Integraciones.
• Automatización.

Es importante destacar que para utilizar la API de WhatsApp, las empresas deben cumplir con ciertas políticas y estándares establecidos por Meta, la casa matriz de WhatsApp.

Así podrás implementar API de Whatsapp a un CRM

Para implementar la API de WhatApp en tu CRM, hay varios pasos que debes cumplir en función de varias posibilidades. 

Una primera opción es contratar los servicios de un proveedor oficial de la API de WhatsApp. Puedes conseguir distintas opciones haciendo una búsqueda rápida en la web. Algunas de las más famosas son Twilio, Gupshup y 360 Dialog. Revisa planes y tarifas. Te advierto de entrada que los costos son elevados.

Por otra parte, puedes contactar directamente a Meta, donde te registras como desarrollador, consignas una serie de requisitos, y si cumples con lo necesario, la empresa te dará el acceso a la API.

Toma en cuenta que para esta segunda opción necesitarás, de tu lado, un equipo de desarrollo que pueda hacer la integración a tu propia plataforma.

Debido a que esta opción conlleva una importante inversión monetaria, de tiempo y equipo humano, suele ser solo accesible a empresas de gran tamaño y presupuesto. Tener la API de WhatsApp directamente de la mano de Meta es todo un proyecto.

¿Es necesario utilizar un CRM en WhatsApp?

Sí, todas las empresas medianas o grandes que manejan un gran volumen de interacciones con clientes por chat diariamente lo necesitan. 

Las conversaciones dispersas en los celulares de los asesores, la falta de acceso inmediato a la información del cliente y los numerosos chats diarios sobrecargan a tu equipo, generando un caos que perjudica la atención al cliente y la percepción de tus clientes.

Con un CRM en WhatsApp, las conversaciones se centralizan, las interacciones se automatizan y la productividad del equipo aumenta. Como resultado, los clientes están más satisfechos, confían en tu negocio y te recomiendan.

¿Para qué sirve un CRM de WhatsApp? 

Un CRM en WhatsApp centraliza conversaciones, envía mensajes masivos, conecta a varios asesores en un solo número y automatiza tareas repetitivas. Esto simplifica el seguimiento de clientes, aumenta las ventas, mejora la productividad y la experiencia del cliente.

Tipos de integración de WhatsApp CRM

1. Integración de Whatsapp API a un CRM existente

La prioridad de las empresas al conectar WhatsApp con su CRM es gestionar todos los mensajes en un solo lugar, incluyendo el envío, recepción, visualización de videos y reproducción de audios desde una única plataforma. Aunque existen CRM que se integran de forma nativa con WhatsApp, a menudo son incompatibles con ciertas funciones de mensajería de la plataforma de Meta.

Y aunque existen CRMs que se integran de forma nativa con Whatsapp, son incompatibles con ciertas funciones de mensajería de la plataforma de Meta. 

¿Por qué pasa esto? 

Sencillo: los CRM fueron creados originalmente para gestionar interacciones por e-mail, no para la mensajería. 

Entonces, si decides integrar Whatsapp nativamente con tu CRM empresarial es posible que surjan errores en el uso de la herramienta: la imposibilidad de previsualizar vídeos y escuchar notas de voz desde la propia bandeja de entrada desde Whatsapp CRM.

Además, la integración nativa que ofrecen los CRM restringe el uso de la API de WhatsApp a un solo CRM. Si tu negocio utiliza múltiples CRM y desea compartir información de WhatsApp entre todos ellos, no podrá hacerlo.

Pero hay buenas noticias: 

Muchos CRM ofrecen opciones de integración con proveedores externos que facilitan la integración con WhatsApp. Esta alternativa permite a las empresas seleccionar el software más adecuado para sus necesidades específicas, asegurando una mayor compatibilidad con las funcionalidades de WhatsApp y una gestión de clientes fluida.

2. Integración de Whatsapp API con softwares de mensajería 

Un software de gestión de mensajería se distingue de los CRMs por estar diseñado específicamente para la mensajería instantánea, ofreciendo una integración nativa completa con WhatsApp que permite utilizar todas sus funciones sin limitaciones, como si se estuviera usando WhatsApp convencionalmente.

Sin embargo, esto no significa que estas plataformas no sean útiles como CRM para WhatsApp. De hecho, la mayoría de las herramientas de gestión de mensajería incluyen funciones de CRM que automatizan y mejoran la gestión de chats, destacando la centralización de conversaciones en un único lugar como una de las más importantes. Además, estas herramientas se integran fácilmente con los CRM existentes que utilices en tu empresa.

¿Cómo elegir un CRM de WhatsApp?

• Acceso al API de WhatsApp: Opta por una plataforma que incluya acceso al API oficial de WhatsApp para simplificar la integración y evitar perder tiempo en configuraciones tediosas.
• Implementación rápida y configuración sencilla: Los mejores CRM de WhatsApp son intuitivos, fáciles de usar para todo el equipo y se configuran en pocos minutos. Si encuentras un CRM complicado y que toma mucho tiempo desde el principio, es mejor buscar otras opciones.

• Elige proveedores autorizados: Un partner autorizado te garantiza seguridad y un funcionamiento óptimo del API de WhatsApp. Evita perder tiempo y dinero registrándote en plataformas no verificadas por Meta.

• Compatibilidad con otras herramientas: Es crucial que tu CRM se integre sin problemas con WhatsApp y otras herramientas utilizadas en tu empresa, como ecommerce y CRM empresarial, así como otros canales de mensajería. Esto te permitirá unificar la gestión de clientes y ofrecer una experiencia fluida y consistente en todos los puntos de contacto.

• Pruebas gratuitas: Antes de comprometerte con un CRM de WhatsApp de pago mensual, asegúrate de preguntar si ofrecen períodos de prueba gratuitos. Esto te permitirá evaluar cómo funciona realmente la herramienta y evitará pérdidas si no cumple con tus expectativas.

• Soporte al cliente de calidad: Elige un CRM de WhatsApp que ofrezca soporte rápido y eficiente, respaldado por buenas reseñas de clientes anteriores. Verifica que ofrezcan asistencia a través de chat, correo electrónico, tutoriales, guías de funcionamiento y una página de preguntas frecuentes.

Los 5 mejores CRM para WhatsApp

1.Whaticket

Whaticket es el CRM preferido por medianas y grandes empresas para gestionar conversaciones de WhatsApp, Instagram DM, Messenger y live chat en una sola bandeja compartida. Con un amplio catálogo de funciones, incluyendo la automatización de un alto volumen de interacciones con chatbot y multiagente, las empresas pueden escalar su comunicación, mejorar su atención al cliente y liberar de carga de trabajo a su equipo, todo a un precio muy económico y dentro de una plataforma muy fácil de usar. 

Los mensajes por WhatsApp y la cantidad de contactos son ilimitados con Whaticket, lo que te permite enviar y recibir los mensajes que desees y agendar a todos los clientes que necesites. Además, no requiere la activación de la API oficial de WhatsApp para utilizarlo. Solo debes registrarte y empezar a usarlo. Es 100% en la nube y ofrece una prueba gratis de 14 días.

2.WATI

Wati ayuda a las empresas a automatizar las ventas, servicio al cliente y el marketing por WhatsApp mediante funciones de chatbot, bandeja compartida en equipo, campañas masivas e integraciones nativas con Shopify, WooCommerce y otras aplicaciones. 

La única desventaja es que su sistema está construido solo para Whatsapp Business API. Si Whatsapp es tu único canal de comunicaciones, es ideal para ti, pero si tus clientes llegan de múltiples canales, no será compatible.

3.Kommo

Kommo es un CRM confiable y eficaz que se integra con WhatsApp para mejorar el soporte al cliente y aumentar las ventas. Esta plataforma agiliza la atención al cliente proporcionando proporcionarles una bandeja unificada para gestionar chats, organizar leads en embudos de venta, realizar campañas por lista de difusión y automatizar el embudo de marketing con chatbots. 

Además, Kommo genera automáticamente tarjetas para cada cliente en el momento en que un mensaje aparezca en su bandeja de entrada, eliminando la necesidad de copiar y pegar la información que requiere el registro de un nuevo cliente.

4.Leadsales

Leadsales unifica tus mensajes comerciales de WhatsApp, Messenger e Instagram DM en un solo lugar mediante un CRM multiagente que dispone los chats por columnas en lugar de listas verticales infinitas. 

Su sistema de organización de chats mediante embudos de venta personalizables te permite obtener una mejor visibilidad de las conversaciones de tus clientes y facilitar su seguimiento. Puedes crear tantos embudos como necesites y filtrarlos por etiquetas, lo que te permite saber con claridad en qué fase de compra se encuentran.

5.Callbell

Callbell es una plataforma multiagente diseñada para optimizar la atención al cliente y potenciar las ventas a través de la gestión centralizada de chats en un mismo lugar. Su principal ventaja radica en la integración de los principales canales de mensajería, tales como WhatsApp, Instagram DM, Messenger y Telegram, en una sola bandeja, lo que mejora la colaboración entre equipos.

Además, la plataforma ofrece funciones de CRM para automatizar interacciones y brindar soporte instantáneo, incluyendo un chatbot avanzado sin necesidad de código, campañas masivas, estadísticas, API y enrutamiento de chat. 

¿Cuál es el mejor CRM de WhatsApp?

Whaticket se destaca como el mejor CRM de WhatsApp debido a su interfaz intuitiva, la amplia gama de funciones que ofrece a un precio muy competitivo y por ser proveedor oficial de la API de WhatsApp.

La plataforma multicanal centraliza todos los mensajes de WhatsApp, Messenger e Instagram DM en una bandeja compartida, permitiéndoles a tus asesores gestionar más de 1000 chats diarios con mayor orden, rapidez y eficiencia. Tener los chats centralizados facilita acceso rápido a la información del cliente, lo que permite que todos los miembros de tu equipo puedan verificar datos en el momento necesario, incluso si el chat fue gestionado por otra persona en otro dispositivo. Además, con la automatización de tareas repetitivas que consumen tiempo innecesario, podrán cerrar el triple de ventas sin estrés.

A su vez Whaticket permite la conexión de múltiples agentes en un mismo número de WhatsApp. Puedes conectar más de 10 asesores a un mismo número de Whatsapp y atender cientos de chats simultáneamente, aunque tus asesores estén conectados desde diferentes dispositivos. 

Además de lo anterior, ofrece chatbots personalizados, notas internas para el equipo dentro de los chats, plantillas de mensajes, envío de mensajes masivos, transferencia de chats por asesor o departamento, monitoreo en tiempo real y paneles de estadísticas.

¿Necesito WhatsApp Business API para utilizar WhatsApp CRM?

Para acceder a las funciones avanzadas de un CRM para WhatsApp, es necesario solicitar acceso a la API de WhatsApp a través de Meta y esperar su aprobación, un proceso que puede resultar tedioso y con posibilidad de rechazo. La opción más sencilla es utilizar un proveedor oficial de la API de WhatsApp Business, quienes se encargan de la implementación y configuración técnica necesaria.

¿Eres una pequeña empresa? ¿Cuáles son tus alternativas para una atención al cliente personalizada, eficiente y que convierta?

Si tu empresa o marca es mediana o pequeña, no cuentas con un equipo experto en desarrollo y tu presupuesto es limitado, pero al mismo tiempo necesitas automatizar tu proceso de atención al cliente y hacerlo más amigable y personalizado, tengo una buena solución para ti. Lee a continuación con mucha atención.

Hay plataformas que te dan lo mejor del CRM con la API de Whatsapp, sin tanto papeleo y haciendo una inversión mucho menos. Para mí, la mejor de todas es Whaticket. De lo que te hablo aquí es de un software multiagente que manejas cien por ciento en la nube y te ofrece ventajas increíbles como:

• Integración con WhatsApp, Facebook Messenger e Instagram Direct.
• Capacidad multiagente. ¿Tienes diez agentes de atención? Todos pueden usar el mismo número y la misma cuenta para atender a tus clientes y prospectos.
• Bandeja centralizada para controlar todas tus comunicaciones. ¡Y la puedes supervisar!
• Chats, contactos e historial ilimitados por un pago mensual inalterable (chequea el plan que mejor te convenga)
• Chatbots.
• Asignación automática de conversaciones.
• Soporte permanente. Nunca te dejamos solo.

Con Whaticket podrás aliviar el estrés de atender público y vender a través de mensajería instantánea, y también podrás darle a tus clientes la posibilidad de una experiencia personalizada, amigable y fluida. Este es un diferencial que, créeme, te dará muchos resultados numéricos palpables desde el principio.

Si te interesa obtener esta herramienta, te regalo una prueba gratis de 7 días. ¡No pierdas la oportunidad! Haz clic aquí y reclama tu acceso a la demo ya.

Y recuerda que en mi blog siempre hablamos sobre marketing y tecnología.

Soy Juan Luis Auccatoma, creador de contenido, apasionado por el emprendimiento, el mundo de los negocios y el SAAS. Suscríbete a mi canal de YouTube, allí hay mucho contenido gratuito para ti, que te ayudará con los desafíos de tu negocio.

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