Incorporar nuevos integrantes al equipo ha adquirido un nuevo protagonismo bajo el concepto de «onboarding». ¿Qué magia se esconde detrás de este término? Te la revelo: experiencias, conocimientos y conexiones que se brindan a los nuevos colaboradores para ayudarles a adaptarse rápidamente a su nuevo entorno laboral y aumentar la productividad al máximo. Después de todo, llegar a una empresa no se trata solo de firmar algunos documentos y asistir a una breve orientación.

Te explico a fondo el poderoso impacto del onboarding efectivo, cómo las organizaciones están transformando la experiencia de los nuevos empleados para impulsar la satisfacción, el compromiso y el éxito a largo plazo.

¿Qué es el proceso de onboarding en una empresa y para qué sirve? 

El onboarding de una empresa se refiere al proceso de incorporación y acogida de un nuevo empleado en la organización. Su objetivo principal es ayudar al colaborador a integrarse de manera eficiente en su nuevo ambiente laboral, garantizando así una experiencia positiva desde el inicio de su relación con la empresa.

Durante el onboarding, se proporciona al nuevo empleado toda la información necesaria sobre la empresa, su cultura, valores, políticas y procedimientos. También se le brinda orientación sobre su rol y responsabilidades, así como entrenamiento y capacitación para que adquiera las habilidades necesarias para desempeñarse con éxito en su rol.  

Por tanto, se habla de algo más que una bienvenida, es sentirse una parte fundamental de la empresa y plenamente comprometido con sus objetivos. 

El onboarding es importante porque… 

Este proceso brinda a los nuevos empleados la oportunidad de familiarizarse con la empresa y su identidad. Esto les ayuda a comprender su rol y las expectativas que se tienen sobre ellos, lo que facilita su adaptación al nuevo entorno laboral.

Además, el onboarding también permite establecer conexiones con otros miembros de la empresa, lo que fomenta la colaboración y el trabajo en equipo.

¿Cuáles son las etapas de onboarding en una empresa? 

El onboarding comienza con el proceso de contratación y finaliza cuando el empleado está completamente alineado a la cultura empresarial y puede realizar su trabajo de forma independiente. Normalmente, suele incluir las siguientes etapas:

• Proceso de contratación: En esta etapa, la que la empresa selecciona al nuevo empleado. Incluye la publicación de la vacante, la selección de candidatos, las entrevistas y la oferta de trabajo.
• Entrenamiento: El nuevo empleado aprende sobre la empresa, su cultura, sus productos y sus servicios. También aprende sobre su puesto de trabajo y las tareas que tendrá que realizar.
• Integración: Esta es la etapa en la que el nuevo empleado se familiariza con sus compañeros de trabajo, su supervisor y su entorno de trabajo. También comienza a realizar su trabajo de forma independiente.

Onboarding vs. inducción: ¿qué se diferencia hay?

Puede parecer que se trata de lo mismo, pero visto a fondo, los conceptos discrepan en muchos sentidos. Mientras que la inducción tradicional se enfoca en proporcionar información básica para la adaptación inicial de los nuevos empleados, el onboarding es un proceso más completo y prolongado que busca una integración más profunda y una transición exitosa hacia el nuevo rol. Otras de sus diferencias son: 

• El onboarding se enfoca en la comprensión de la cultura, valores, metas y el rol específico del nuevo empleado. Por otro lado, la inducción se centra en proporcionar información básica como beneficios, políticas y procedimientos.

• El onboarding habla de un proceso continuo que puede abarcar varias semanas o incluso meses. La inducción tradicional tiende a ser un evento único, generalmente se lleva a cabo en el primer día o en los primeros días de trabajo.

• La inducción es estándar para todos los nuevos empleados, mientras que el onboarding se adapta a las necesidades individuales, el rol y las responsabilidades del empleado.

• La inducción facilita la transición inmediata, mientras que el onboarding establece una base sólida para el éxito a largo plazo, buscando una integración profunda y estableciendo metas claras.

¿Cómo hacer onboarding en una empresa?

El proceso de onboarding en una empresa implica varios pasos y actividades clave. Y aunque puede variar de empresa a empresa, aquí hay algunos pasos generales que puedes considerar para realizar un onboarding efectivo:

#1 Prepara tus recursos 

Antes de que el nuevo empleado llegue, asegúrate de tener todo listo. Esto incluye preparar su espacio de trabajo, configurar su computadora y cualquier otra herramienta necesaria, y garantizar que todos los materiales de incorporación estén completos.

#2 Ofrece una bienvenida

Da la bienvenida a la persona de manera cálida y amigable. Llámalo por su nombre de pila, pregúntale sobre él, presenta a los miembros clave del equipo y brinda una visión general de la cultura, los valores y la historia de la empresa. Ayuda al empleado a sentirse parte de la organización desde el primer día.

#3 Haz una presentación de la empresa

Proporciónale una visión general de la estructura de la empresa, incluyendo los departamentos y equipos clave. También es útil ofrecer información sobre los productos o servicios que ofrece la empresa y su posición en el mercado.

#4 Capacita al empleado en sus nuevas funciones 

Brinda capacitación y recursos necesarios para ayudarlo a entender y realizar su trabajo de manera efectiva. Esto puede incluir sesiones de entrenamiento, manuales de empleados, acceso a bases de datos y herramientas internas, y cualquier otro recurso relevante. ¡Esto es sumamente clave! 

#5 Establece metas y expectativas

No se trata de poner presión sobre él o ella. Es establecer metas claras y expectativas realistas para su rol. Ayúdalos a comprender qué se espera de ellos en términos de rendimiento y resultados.

#6 Seguimiento y retroalimentación

Asegúrate de que haya un mecanismo para dar seguimiento a su progreso y brindar retroalimentación regularmente. Esto puede incluir revisiones de desempeño, reuniones uno a uno y oportunidades para hacer preguntas y recibir orientación adicional.

#7 Integración social

Fomenta su integración en la cultura de la empresa y en el equipo. Puedes organizar actividades sociales o eventos de networking para ayudar a construir relaciones sólidas y promover la colaboración entre los miembros del equipo.

¿Qué debe tener un onboarding? 

• Información detallada sobre la historia de la empresa, su estructura organizativa, cultura, trayectoria, productos o servicios.
• Nombres e información sobre sus compañeros de trabajo. 
• A qué jefe inmediato le responderá (información sobre el jefe en cuestión). 
• Dónde desarrollará sus funciones y qué se espera de su rol.
• Los recursos con los que puede contar para ser efectivo su trabajo. 
• Hábitos de la empresa. 

¿Existen otros tipos de onboarding? 

¡Claro que sí! El onboarding puede aplicarse en diferentes contextos. Aunque el término se ubica en la captación de talento, su objetivo principal es facilitar la integración y el conocimiento de los nuevos miembros en un entorno o servicio específico.  Algunos de ellos pueden ser: 

Onboarding de clientes

Si una empresa lanza un nuevo producto o servicio, el onboarding de los clientes puede incluir la entrega de materiales de bienvenida, tutoriales en línea o presenciales, asistencia personalizada al cliente durante el proceso de configuración y acceso a una línea de soporte dedicada para resolver dudas o problemas.

Onboarding de usuarios en una aplicación o plataforma digital

Cuando alguien se registra en una aplicación o plataforma, el onboarding puede incluir un recorrido guiado por las características clave, la configuración de preferencias personalizadas, la demostración de casos de uso relevantes y la entrega de consejos y trucos para aprovechar al máximo la aplicación.

Onboarding de proveedores

Cuando una empresa establece relaciones con nuevos proveedores, el onboarding puede incluir la firma de acuerdos comerciales, la presentación de los contactos clave y los procesos de comunicación, capacitación sobre los requisitos y estándares de calidad de la empresa, y la implementación de sistemas para facilitar la colaboración y el intercambio de información.

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