Por cada 5 negocios que eligen WhatsApp como canal de ventas, hay 1 que fracasa. ¿Pero qué es lo que falla? ¿Es culpa de la mensajería o del humano que la gestiona? Spoiler Alert: de los dueños de negocio. Dejarle toda la carga al equipo de ventas no terminará en buen puerto, al menos no sin antes perder clientes por una pésima atención. Es simple: cuando son 30 chats diarios que llegan a tu bandeja es posible atenderlos como un Pro, pero cuando son miles reclamando respuestas inmediatas todo puede salirse de control.

Los dueños de negocio seguirán siendo los culpables de que esto suceda al no invertir en herramientas que puedan automatizar mensajes desde WhatsApp y liberar a los agentes para que se ocupen de tareas más relevantes. Entonces, ¿cómo dar el primer paso?

Te diré las 5 maneras de automatizar mensajes de WhatsApp para tu negocio y explicaré paso a paso cómo mandar mensajes automáticos en WhatsApp.

¿Por qué utilizar los mensajes automáticos o instantáneos en WhatsApp?

La automatización es clave para el crecimiento de cualquier empresa, y en el caso de WhatsApp será útil cuando exista una gran base de contactos para administrar. Aplicarlo implica el envío masivo de mensajes, alertas, notificaciones, promociones y más; es decir, serán respuestas preestablecidas para clientes nuevos o existentes. 

Todo esto hará que las conversaciones con los clientes ocurra sin intervención humana a través de WhatsApp Business o su API. Permitiendo que el flujo de respuestas del negocio mejore y con él la satisfacción del cliente. 

Pero, las empresas que aprenden cómo enviar mensajes automáticos en WhatsApp pueden lograr más que eso: 

• Ayudan a los negocios a desarrollar ventajas competitivas frente a la competencia, en relación a un sector que necesita respuestas inmediatas. 
• Se reducen drásticamente los tiempos de respuesta. No hay clientes perdidos por largos tiempos de espera. 
• Mejora las tasas de conversión. Es probable que los clientes satisfechos por tu servicio compren y se vuelvan leales a tu negocio. 
• Los mensajes automatizados pueden guiar al cliente por todo el embudo de ventas y conducirlo hasta la conversión.

Guía paso a paso para configurar mensajes automáticos en tu WhatsApp

Mensajes de bienvenida 

Son mensajes pensados para clientes que nunca antes habían hecho contacto con tu negocio, es decir, escriben por primera vez. Al configurarlos, WhatsApp los enviará de forma automática para recibir a los potenciales clientes una vez que ellos hayan iniciado la conversación. De esta forma, te mostrarás profesional y darás una buena primera impresión. 

Paro, ¿cómo mandar estos mensajes automáticos en WhatsApp? Deberás cumplir los siguientes pasos:

• Abre tu aplicación de WhatsApp Business y dirígete a la sección “Configuración”. 
• Una vez allí, toca la opción “Herramientas para empresas” que desplegará todo un menú de opciones

• A continuación verás las “Herramientas para mensajería”. Como paso siguiente, pulsa “Mensajes de Bienvenida”. 
• Una vez dentro, activa la función para que WhatsApp hable automáticamente con tus clientes. 

• Lo que procede será elegir a tu público destinatario: todos tus contactos, aquellos números que todavía no están en tu base de datos, todos excepto ciertos clientes o enviar solo a ciertos clientes. 
• Cumplido el paso anterior, podrás redactar tu mensaje. Asegúrate de ser breve y tener muy claro cuál es la impresión que quieres generar en tus clientes. Al terminar guarda los cambios. 

¡Y listo! Cuando un cliente nuevo escriba, será recibido por este mensaje predeterminado de forma automática.

Mensajes de ausencia 

En tu perfil de empresa ya habrás definido tu horario comercial, ¿verdad? Pues, los mensajes de ausencias son aquellos que se envían de forma automática cuando un cliente te contacta fuera de tu horario de atención. 

Serán una forma ideal de decirle al cliente que, aunque no estés disponible en el momento, te interesa escuchar su consulta o problema y agilizar la conversación para acelerar la búsqueda de soluciones. Dicho de otra forma: generar confianza en el cliente mientras tu equipo humano descansa. 

¿Cómo mandar un mensaje automático de WhatsApp de este tipo? Sigue los siguientes pasos: 

• Abre tu aplicación de WhatsApp Business y dirígete a la sección “Configuración”. 
• Una vez allí, toca la opción “Herramientas para empresas” que desplegará todo un menú de opciones.
• A continuación verás las “Herramientas para mensajería”. Como paso siguiente, pulsa “Mensajes de ausencia”. 
• Una vez dentro, activa la función para que WhatsApp hable automáticamente con tus clientes cuando descansas. 
• El siguiente paso será definir cuándo deseas que estos mensajes se envíen:  Siempre, fuera del horario comercial u horario personalizado. 

• A continuación, tendrás que elegir a tu público destinatario: todos tus contactos, aquellos números que todavía no están en tu base de datos, todos excepto ciertos clientes o enviar solo a determinados clientes. 
• Como último paso redacta tu mensaje. Mi recomendación es que no suenes cortante, sino interesado por ayudar al cliente, aunque escriba en horario inoportuno. Trata de agregar un llamado a la acción para que el mensaje agilice al máximo la comunicación en tu ausencia, así solo llegarás a dar soluciones finales.

Ejemplo para una tienda de ropa: 

En este momento estamos recargando energías para darte la mejor atención posible ✊. Por favor, cuéntanos sobre la prenda que te interesa y en que talla y color la buscas. 

Al terminar guarda los cambios. ¡Y listo! Ya podrás automatizar mensajes de WhatsApp.

Respuestas rápidas 

Las respuestas rápidas son mensajes preestablecidos que automatizan las consultas repetidas y reducen al máximo el tiempo que tu equipo pierde en ellas. En otras palabras, serán mensajes que WhatsApp guardará para que tu equipo humano las envíe cuando un cliente requiera de ellas.

Por ejemplo, si eres una tienda de tecnología con un lanzamiento en particular, habrá muchos clientes preguntando por la disponibilidad de los equipos, precios, envíos y otros detalles. La idea es que configures un mensaje que pueda responder satisfactoriamente esas preguntas repetitivas, en lugar de escribirlo una y otra vez. 

Puedes crear respuestas rápidas para dar tus métodos de pago, decir que un producto se ha agotado o agradecer al cliente por su compra. 

¿Cómo mandar este mensaje automático en WhatsApp? Sigue los siguientes pasos. 

• Abre tu aplicación de WhatsApp Business y dirígete a la sección “Configuración”. 
• Una vez allí, toca la opción “Herramientas para empresas” que desplegará todo un menú de opciones.
• A continuación verás las “Herramientas para mensajería”. Como paso siguiente, pulsa “Respuestas rápidas”. 
• Toca el icono de añadir que tiene una forma de +. 
• Pulsa “Mensaje” para redactar tu respuesta rápida. No podrás utilizar archivos multimedia. 
• Toca “Atajo” y establece esa palabra clave o comando que hará aparecer el resto de tu mensaje cuando la escribas. 

Ejemplo, si tu mensaje habla sobre un producto agotado en tu stock, tu palabra de atajo puede ser “producto agotado”. Cuando escribas ese comando en el cuadro de texto del chat del cliente, el resto del mensaje aparecerá por sí solo. 

• Guárdalo y listo. 

Para enviarlo, solo deberás entrar al chat del cliente, pulsar el botón (+) que usualmente usas para enviar tu catálogo o algún contenido multimedia, y posteriormente seleccionar “Respuestas rápidas” acto seguido escribir el atajo y el resto del mensaje aparecerá por sí solo.

Aplicaciones que te permiten programar para enviar mensajes en automático

Utiliza WhatsApp Business

Descárgate WhatsApp Business y tendrás la posibilidad de compartir tu dirección, el correo electrónico y horario comercial.

Un punto importante es que WhatsApp Business es compatible con WhatsApp web por lo que podemos utilizar la aplicación desde el celular y desde la laptop o el computador.

Con WhatsApp Business podemos agilizar el proceso de respuestas de los mensajes, solo tenemos que crear respuestas rápidas y guardarlas para utilizarlas al alcance de un solo clic.

También podemos automatizar un mensaje de saludo o cuando no estemos disponibles, muy importante para que responder al usuario y también para que se dé cuenta que tiene que esperar un momento para que su consulta sea atendida.

Chatbot para mensajes de WhatsApp

Si quieres automatizar mensajes de WhatsApp es necesario programar un chatbot.

WhatsApp Business no tiene la opción dentro de su aplicación, sin embargo, podemos conectarla a una plataforma que nos permita automatizar los mensajes.

Existen diferentes plataformas que nos pueden ayudar con el chatbot, pero debemos ver algunas de sus funciones.

Puedes personalizar el mensaje para tener un contacto más cercano con el cliente, también puedes programar opciones de respuestas ante determinadas consultas.

Con esto no tendrás que estar pendiente de los cientos de mensajes que debes enviar.

CRM de mensajería

Nos permite almacenar todos nuestros canales de difusión por un solo medio. Con esto podemos darle seguimiento a los mensajes y poder identificar a los potenciales clientes.

También podemos ver en directo la interacción entre los clientes y los agentes, con esto tenemos una supervisión completa.

WhatsApp API

Otra manera de mencionar a la unión de tu web, app y otras plataformas para que los distintos mensajes lleguen a un solo WhatsApp.

Permite centralizar la comunicación desde un solo número de WhatsApp para que no pierdas ni una sola consulta y ni un solo cliente.

Bots con inteligencia artificial

Puedes automatizar mensajes de WhatsApp con bots que puedan tener inteligencia artificial, así aprenderán de las comunicaciones que se van dando en el camino y podrán atender mejor al cliente.

Alerta y notificaciones de WhatsApp

Crear alertas para que el cliente pueda estar atento a acontecimientos importantes como su pedido, recordatorios de citas, si tiene un descuento disponible, si se ganó un sorteo entre otras opciones que pueden servir para crear un vínculo más cercano con el cliente y de manera completamente automatizada.

Configura e integra WhatsApp con otras plataformas

Es importante darle la mejor atención al cliente por eso tenemos la opción de compartir ubicaciones con Google Place, también de enlazar los formularios de Google Form con nuestro WhatsApp y tener data de manera integrada.

Crea anuncios en Facebook para que lleguen a nuestro sistema de atención al cliente por WhatsApp

Debemos tener en cuenta que para tener números de WhatsApp debemos hacerlo con publicidad en otras plataformas en este caso desde anuncios en Facebook Ads sea para Facebook o Instagram.

Solo tenemos publicar un anuncio con campaña de tráfico hacia un link que dirija al potencial cliente a nuestro WhatsApp.

Con esto tenemos la posibilidad de captar números y comenzar a persuadir al potencial cliente.

Es importante que la publicación logre llamar la atención para cumplir con el objetivo, no solo es colocar un anuncio sobre nuestro producto o servicio, sino que verdaderamente tiene que ser de valor para el público objetivo.

Añade tu WhatsApp a tu página web o landing page

Para esto tenemos que añadir un widget, y aparecerá el ícono de WhatsApp en la página web.

Esto permitirá que los usuarios que ven el contenido de tu marca puedan escribirte al WhatsApp y de esta manera concretar una venta.

WhatsApp multiagente

Con el WhatsApp multiagente tienes la posibilidad de conectar varios dispositivos usando un número de WhatsApp.

También puedes automatizar un mensaje de bienvenida y, además, almacenar a todos los potenciales clientes que se contactan contigo.

Una de las funcionalidades es que tienes la opción de dirigir a los agentes a las diferentes áreas de tu empresa.

Con esto organizas de manera eficaz tu área de atención al cliente.

Si deseas tener más información sobre esta manera de automatizar mensajes de WhatsApp puedes ingresar al siguiente link https://whaticket.com/